案例分析：山西——國電山西分公司檔案館庫一體化管理控制系統(tǒng)
案例分析—檔案館庫一體化管理控制系統(tǒng)實踐
為了全面提高檔案庫房管理水平,確保庫藏檔案安全，國網(wǎng)山西省電力有限公司(以下簡稱“國網(wǎng)山西電力”)開展了檔案庫房一體化管控系統(tǒng)建設(shè)工作，取得了較好的效果。
存在問題
檔案庫房的各類設(shè)備只有進行聯(lián)動控制，才能有效避免檔案安全事故發(fā)生，國網(wǎng)山西電力檔案庫房已按照國家檔案局和國家電網(wǎng)有限公司相關(guān)檔案庫房要求，配有完備的檔案管理設(shè)施設(shè)備。但在實際工作中，由于檔案人員少、庫房數(shù)量多、室藏檔案多、遠程管理等因素，導(dǎo)致檔案庫房管理仍存在以下問題：
1.檔案庫房管理工作量大
根據(jù)檔案庫房管理相關(guān)要求，國網(wǎng)山西電力檔案庫房工作分為實體檔案管理、庫房安全管理、環(huán)境安全管理3個方面。從實體檔案管理的角度來看，實體檔案借閱出入庫、上下架和倒架等工作，主要依賴檔案人員記憶，工作難度較大，而盤點和統(tǒng)計工作，需要檔案人員手工一一比對，工作效率較低。檔案庫房安全管理和環(huán)境安全管理方面，按照檔案“八防”要求，檔案人員需要定時進人檔案庫房進行巡查和溫濕度記錄，工作量較大，遠程庫房因無專人在現(xiàn)場，巡查較為困難，如出現(xiàn)溫濕度等環(huán)境超限異�；蚱渌踩珕栴}，檔案人員無法及時獲取信息，極有可能導(dǎo)致檔案損毀，造成不必要的損失。
2.檔案庫房無法實現(xiàn)遠程監(jiān)控
因工作需要和崗位情況，庫房檔案人員無法及時進行庫房巡檢、溫濕度記錄等工作，且受距離因素影響，一旦發(fā)現(xiàn)問題無法及時自動處理，就無法實現(xiàn)檔案庫房的遠程管理和監(jiān)控。
3.檔案庫房系統(tǒng)設(shè)備控制不聯(lián)動
國網(wǎng)山西電力的檔案分散保存在文書、工程、音像、實物等庫房眾多，配備了相應(yīng)的智能密集架、恒溫恒濕凈化等設(shè)備、視頻監(jiān)控等設(shè)備，具備了檔案庫房恒溫恒濕凈化、視頻實時監(jiān)控、庫房實體管理等基礎(chǔ)條件，但各個檔案庫房設(shè)備管理相對分散，其大部分設(shè)備的控制系統(tǒng)都是獨立運行，各控制系統(tǒng)之間缺少聯(lián)動和一體化控制，無法做到對溫濕度自動調(diào)控、異常告警、自動異常處置等應(yīng)急情況的及時處理。
建設(shè)思路
根據(jù)國網(wǎng)山西電力檔案庫房實際，利用人工智能、物聯(lián)網(wǎng)和云計算等技術(shù)，結(jié)合國家電網(wǎng)有限公司的智慧檔案館建設(shè)要求，國網(wǎng)山西電力提出了“利用先進設(shè)備實現(xiàn)檔案庫房智能化管理、利用信息化技術(shù)實現(xiàn)檔案庫房遠程聯(lián)動控制的建設(shè)思路，將檔案庫房建設(shè)成為全面感知，互聯(lián)互通、高效協(xié)同運作的智能檔案庫房，整體提升檔案庫房智能化管理水平。
目的一：檔案庫房智能化管理是基礎(chǔ)條件通過完善檔案庫房智能密集架、空調(diào)、凈化除酸型除濕加濕一體機、煙霧報警器、漏水報警器、出入門禁報警等先進設(shè)備，實現(xiàn)檔案智能定位、恒溫恒濕、凈化消毒、消防安全、視頻監(jiān)控等功能，實時管控檔案庫房動態(tài)。
目的二：檔案庫房一體化管控系統(tǒng)是支撐手段，利用大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)和人工智能等信息化技術(shù)，建設(shè)包括實體檔案管理、檔案庫房安全監(jiān)控、檔案庫房環(huán)境監(jiān)控等功能的一體化管控系統(tǒng)，實現(xiàn)了檔案庫房內(nèi)相關(guān)設(shè)備、控制系統(tǒng)的聯(lián)動控制。
建設(shè)實踐
國網(wǎng)山西電力高度重視檔案庫房建設(shè)，專門成立檔案智能庫房建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，立項開展建設(shè)工作，具體分為檔案庫房基礎(chǔ)設(shè)施建沒、檔案庫房軟件系統(tǒng)建設(shè)2個部分，具體如下：
1．開展檔案庫房基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備建設(shè)
智能化設(shè)備是檔案庫房建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)，國網(wǎng)山西電力從2個方面升級完善庫房基礎(chǔ)設(shè)備：一是實體檔案智能管理相關(guān)設(shè)備，通過購買智能檔案密集架、安全通道門等基礎(chǔ)設(shè)備，實現(xiàn)密集架的智能定位、實體檔案快速上下架、出入庫管理等功能。二是檔案庫房安全及環(huán)境安全管理相關(guān)設(shè)備，升級或新購置智能空調(diào)、凈化除酸型除濕加濕一體機、視頻監(jiān)控、大顯示屏、空氣質(zhì)量云測儀、八防報警探測器、智能區(qū)域控制等設(shè)備，實現(xiàn)全方位、多角度監(jiān)測檔案庫房情況。
2.建設(shè)檔案庫房一體化管理控制系統(tǒng)
為適應(yīng)庫房遠程管理和設(shè)備智能管控、實體檔案管理的要求，國網(wǎng)山西電力建設(shè)了庫房一體化安全管理控制系統(tǒng)，涵蓋了密集架控制、智能門禁、智能消防、智能溫濕度控制、智能凈化等子系統(tǒng)，初步實現(xiàn)了無人值守檔案庫房。
(1)密集架控制子系統(tǒng)
根據(jù)用戶對檔案的上架、下架、借閱出入庫的操作，實現(xiàn)所在密集架的自動打開、關(guān)閉及相關(guān)報警提示，減少檔案人員手工操作密集架的工作量，提高工作效率。
(2)智能門禁子系統(tǒng)
為實現(xiàn)對檔案庫房出入人員24小時全方位的監(jiān)控和管理，國網(wǎng)山西電力檔案庫房采用雙指紋門禁系統(tǒng)與人臉識別系統(tǒng)相結(jié)合的方式，提高檔案庫房出入庫安全。將檔案庫房進出安全通道門與實體檔案管理子系統(tǒng)進行對接，一旦出現(xiàn)人員和檔案的非法出入，系統(tǒng)將會以報警和短信的形式及時通知檔案管理人員。
(3)智能消防子系統(tǒng)
為減少突發(fā)火災(zāi)引起的損失，國網(wǎng)山西電力安裝智能高壓細水霧防火系統(tǒng)，如庫房因為線路老化、人為等因素發(fā)生火災(zāi)，該系統(tǒng)能夠提前感知火源、火災(zāi)的位置，火勢大小等信息，自動啟動消防滅火系統(tǒng)。同時，將火災(zāi)相關(guān)信息發(fā)送檔案管理人員，使檔案管理人員能夠提前預(yù)防、提前處理，從而使庫房達到人防、物防、技防三位一體的安全防范體系，確保檔案庫房的安全。
(4)智能恒溫恒濕凈化監(jiān)控子系統(tǒng)
在智能檔案庫房建設(shè)中，國網(wǎng)山西電力通過對智能空調(diào)、凈化除酸型除濕加濕一體機、空氣質(zhì)量云測儀等設(shè)備集成，利用智慧檔案感知節(jié)點，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的統(tǒng)一采集和控制；
形成檔案庫房智能環(huán)境安全管理監(jiān)控系統(tǒng)，根據(jù)預(yù)先設(shè)定的溫濕度值，在一定范圍內(nèi)可以實現(xiàn)實時采集、自動調(diào)節(jié)、快速響應(yīng)、定時上傳數(shù)據(jù)到指定服務(wù)器等，實現(xiàn)了對檔案庫房溫度、濕度、 PM2.5、TVOC、 CO₂等進行全天候智能監(jiān)測、控制和治理。
(5)智能凈化消毒子系統(tǒng)
細菌、塵螨、微生物和各種氣態(tài)污染物嚴重威脅檔案的使用壽命，國網(wǎng)山西電力通過智能消毒滅菌系統(tǒng)，對檔案資料進行定時消毒滅菌，能夠有效凈化檔案載體，消除空氣中的有害物質(zhì)，防止有害生物的滋長，有效保護了檔案安全。
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4008-313-008